Kuljetus S. Simpanen Oy otti käyttöön eTosSu -järjestelmän

Yrittäjäpariskunta Saku ja Jaana-Riitta Simpasen vetämä Kuljetus S. Simpanen Oy toimii Pielavedeltä käsin ja tarjoaa asiakkailleen raakapuun kuljetuspalveluita. Toiminta perustuu palveluiden tuottamiseen yhteistyössä osayrittäjien kanssa. Omaan kalustoon kuuluu neljä puutavarayhdistelmää ja kaikkineen autoja on Simpasen johtamassa verkostossa kysynnän mukaan 10-12 kpl. Operatiivisessa toiminnassa Saku osallistuu kuljetusten järjestelyyn ratin takaa ja Jaana-Riitta vastaa ajo-ohjelmien sekä lähtövarastoiden lähettämisestä ajoneuvoihin. Jaana-Riitan vastuulla on taloushallinto ja kehittämisprojektien vetäminen.

eTosSu -järjestelmä

eTosSu on järjestelmä, jolla pääurakoitsijan roolissa olevat yritykset voivat nopeuttaa ja selkeyttää tilitysprosessiaan. Asiakkaan maksamista suoritteista yritys saa nopeasti tehtyä maksuselvitykset alihankkijoille.

eTosSu nimi tulee sanoista ”tositteet ja suoritteet”. Järjestelmä tuottaa asiakkaalta saadusta aineistosta automaattisesti maksutositteet, jotka voidaan julkaista palvelussa alihankkijoille. Järjestelmä sisältää myös haku- ja raportointi -osiot niin maksaja- kuin saajapuolellakin.

Miksi halusitte käynnistää projektin eTosSun käyttöönottamisesta?

- Pasi Korhonen otti yhteyttä ja kertoi QTeam:n tarpeeseen kehitetystä eTosSu -järjestelmästä, jolla voi tehdä tilitysten tositteet ja suoritteiden raportoinnin osayrittäjille helposti ja nopeasti. Hän oli sitä mieltä, että järjestelmä sopisi myös meille nopeuttaen prosessia. Suhtauduimme aluksi epäilevästi, koska mielestämme toimintamme siltä osin oli jo hyvällä tasolla, emmekä nähneet suurta mahdollisuutta kehittämiseen. Päätettiin kuitenkin sopia järjestelmän esittely ja katsoa mistä on kyse, onneksi! kertoo Jaana-Riitta Simpanen.

Mitä hyötyä yrityksellenne on järjestelmästä?

- Suurin hyöty on tilitysprosessin nopeutuminen. Olenkin sanonut, että entiseen verrattuna tunnin työ onnistuu nyt viidessä minuutissa. Näppäilyvaiheiden vähentyminen on vähentänyt myös virheiden mahdollisuutta. Meillä papereiden pyörittely on jäänyt kokonaan pois ja tilittämisen voi tehdä mistä vaan, koska kyse on webin kautta toimivasta järjestelmästä ja meillä taloushallinto on sähköistetty myös maksatusvaiheen osalta. Tämä kaikki on parantanut myös raportointia osayrittäjille päin. Tositteet heille lähtee entistä nopeammin ja heillä on halutessaan mahdollisuus käyttöönottaa myös raportointipalvelu hakutoimintoineen. Kaikki tilityksiin ja suoritteisiin liittyvä tieto kertyy ja arkistoituu nyt eTosSuun ja on siellä tallessa. Myös omien autojemme osalta ja olemme hyödyntäneet sitä kustannuspaikkaseurannan toteuttamisessa.

Miten käyttöönottoprojekti toteutettiin?

- Teimme päätöksen käyttöönottamisesta ja lähdettiin perustamaan järjestelmä meille ja syötettiin sinne tarvittavat taustatiedot. Me kerroimme tiedot ja toimittajan yhteyshenkilö Marko Leinonen perusti järjestelmän. Testattiin järjestelmää parin viikon ajan entisen toimintatavan rinnalla, jolla varmistettiin, että kaikki menee oikein. Käyttöönotto oli sujuvaa ja olemme aina saaneet nopeasti tukea, jos sitä on tarvittu. Myös kehittämisehdotuksiin on reagoitu ja niitä on toteutettu.

Mitkä asiat ovat muuttuneet?

- Tilitysvaihe on nyt helppo ja mukava tehdä. Järjestelmä on helppokäyttöinen hakutoimintoineen, joka mahdollistaa hyvät raportit. Voin suositella eTosSu -järjestelmää myös muille yrityksille, kertoo Jaana-Riitta hymyillen.